Лабораторная работа по Access - файл n1.docx

Лабораторная работа по Access
Скачать все файлы (426.8 kb.)

Доступные файлы (1):
n1.docx427kb.18.02.2014 19:44скачать

n1.docx

  1   2
Тема: Создание структуры базы данных в Access.
База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

В простой базе данных, такой как список контактов, можно использовать всего одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.

Таблицы можно создавать несколькими способами. Самый надежный способ – это создание в режиме «Конструктора», т.к. этот режим позволяет получить доступ ко всем свойствам полей и задания их значений.

Задание 1: Создать базу данных Склад и в режиме Конструктора создать таблицу1 «ТОВАР», которая содержит следующие поля: наименование_товара, поставщик, количество_поступления, цена1_поступления, логотип, менеджер.

  1. Создать таблицу в режиме Конструктора с помощью кнопки «Режим» кнопка1.bmp.

  2. В поле введите имена полей (столбцов) таблицы «ТОВАР» и выберите тип данных как показано на рисунке 1.

  3. Для каждого поля таблице заполните раздел Свойства в режиме Конструктора как показано на рисунке 2.

  4. Поле Наименование_товара сделайте ключевым с помощью кнопки «Ключевое поле» кнопка2.bmp на панели инструментов вкладки Конструктор.

рис1.bmp

Рис.1 Таблица «ТОВАР» в режиме Конструктора



свойст1

Для поля Наименование_товара

свойст2

Для поля Поставщик

свойст3

Для поля Количество_поступления

свойст4

Для поля Цена1_поступления


свойст5

Для поля Логотип

свойст6

Для поля Менеджеры

Рис.2 Свойства полей таблицы «ТОВАР»

Задание 2: Создать в режиме Конструктора таблицу «Реализация» содержащую поля: номер_договора (или накладной), дата, товар, покупатель, количество_реализации, цена1_реализации. Поле Номер_договора должно быть ключевым, тип данных – числовой, размер поля – байт. Поле Дата: тип данных – дата/время, формат поля – краткий формат даты, значение по умолчанию – =DATE( ). Поле Товар: тип данных – текстовый, размер поля – 22. Поле Количество_реализации: тип данных – числовой, размер поля – длинное целое. Поле Цена1_реализации: тип данных – денежный.

Задание 3: Создать в режиме Конструктора таблицу «Менеджера», которая содержит следующие поля: ФИО, стаж, возраст, резюме, аттестация, зарплата, телефон, адрес, фото. Поле ФИО – текстовое, размер поля 25, поле должно быть ключевым. Поле Стаж и Возраст – числовое, размер поля – байт. Поле Резюме – гиперссылка. Поле Аттестация – логическое в виде флажка. Поле Зарплата – денежный. Поле Адрес – тестовое, поле Фото – объект OLE. Поле Телефон необходимо создать с помощью Маски ввода.

Создание поля Телефон с помощью Маски ввода.

  1. В режиме Конструктора выделить поле Телефон. На вкладке Общие выбрать свойство Маска ввода. Загружается Мастер маски ввода.

  2. В окне Создание масок ввода нажать кнопку Список.

  3. В следующем диалоговом окне ввести информацию как показано на рисунке 3.

  4. Далее нажать кнопку Закрыть, выбрать новый формат телефона и подтвердить нажатием клавиши ГОТОВО.

маска1

Рис.3 Создание маски ввода для поля Телефон таблицы «МЕНЕДЖЕРЫ»

Задание 4: Заполнить таблицу «МЕНЕДЖЕРЫ», таблица должна содержать 15 записей (для поля Фото создать точечного рисунки фотографий каждого сотрудника; для поля Резюме создать краткую характеристику сотрудника в текстовом редакторе).

Задание 5: Создать связи между таблицами базы данных и поле подстановки для таблицы «ТОВАР». Для этого выполнить следующее:

  1. Открыть таблицу «ТОВАР» в режиме Конструктора, выбрать в поле Менеджер тип данных – Мастер подстановки.

  2. На первом шаге Мастера выбрать пункт Объект «столбец подстановки»… как показано на рисунке 4 и нажать кнопку ДАЛЕЕ.

подстановка1

Рис.4 Мастер подстановки шаг 1.

  1. На втором шаге Мастера выбрать таблицу «МЕНЕДЖЕРЫ» и нажать кнопку ДАЛЕЕ.

  2. На третьем шаге Мастера переместить поле ФИО из окна Доступные поля в окно Выбранные поля с помощью стрелок перехода вправо (см. рисунок 5) и нажать кнопку ДАЛЕЕ.


подстановка3

Рис.5 Мастер подстановки шаг 3.

  1. На следующем шаге упорядочить поле ФИО по возрастанию и нажать кнопку ДАЛЕЕ.

  2. Затем подтвердить создание столбца подстановки нажатием кнопки ГОТОВО.

Задание 6: Заполнить таблицу «ТОВАР» произвольными данными, записей в таблице не должно быть менее 15 (поле Логотип заполнить с помощью точечного рисунка).

Задание 7: Создать связь и поле подстановки для таблицы «РЕАЛИЗАЦИЯ», используя Мастер подстановки (см. задание 5). Заполнить произвольными данными таблицу (не менее 15 строк).
Изменение вида связи с помощью Схемы данных в Access.

Задание 8: Показать виды связи между таблицами («ТОВАР», «РЕАЛИЗАЦИЯ», «МЕНЕДЖЕРЫ») базы данных Склад. Для этого необходимо выполнить следующее:

  1. На вкладке Работа с базой данных выбрать пиктограмму Схема данных.

  2. В открывшемся окне выделить связь между таблицей «ТОВАР» и «МЕНЕДЖЕРЫ» и в контекстном меню выбрать команду Изменение связей.

  3. Выполнить действия как показано на рисунке 6.

  4. Выделить связь между таблицей «ТОВАР» и «РЕАЛИЗАЦИЯ» и аналогично изменить связь (см. п. 2, 3).

схемаданных1

Рис.6 Изменение вида связи между таблицами

Работа с формами в Access.
Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.
Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Использование инструмента «Форма» для создания новой формы

  1. В области переходов щелкните таблицу (или запрос) с данными, которые должны отображаться в форме.

  2. На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

изображение ленты access

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными. Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Менеджеры», и между таблицами «Менеджеры» и «ТОВАР» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «ТОВАР», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Задание 1. Создать форму по таблице «ТОВАР» с помощью инструмента «Форма».
Создание разделенной формы при помощи инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма — это новая возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях  — в режиме формы и в режиме таблицы.

разделенная форма

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия). Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Задание 2. Создать раздельную форму к таблице «РЕАЛИЗАЦИЯ».

Чтобы создать разделенную форму при помощи инструмента «Разделенная форма», выполните следующие действия:

  1. Откройте таблицу «РЕАЛИЗАЦИЯ» в режиме таблицы.

  2. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Разделить форму. изображение кнопки

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Примечание: Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму в Office Access 2007. В режиме макета форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Но в этом же режиме можно изменять и структуру формы. Поскольку при внесении изменений можно просматривать данные, в этом режиме очень удобно задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы.

Некоторые задачи невозможно выполнить в режиме макета; в этом случае необходимо переключиться в режим конструктора. В определенных случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.
Создание формы в режиме КОНСТРУКТОРА.

Режим конструктора  Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, в частности следующие:

  1. Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

  2. Изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.

  3. Изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».

  4. Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы).

Задание 3. Создать форму поиска номера телефона по фамилии сотрудника (менеджера).

Для решения этого задания выполните следующее:

  1. На ленте Создание щелкните пиктограмму Конструктор форм.

  2. В режиме конструктора откроется пустая форма. На панели инструментов щелкните по пиктограмме Страница свойств, в группе Сервис.

  3. Выберите в качестве источника записей таблицу «Менеджеры».

  4. В группе Сервис нажмите пиктограмму Добавить поля.

  5. Переместите на форму поле Фото и поле Телефон. Откройте окно свойств присоединенная рамка объекта Фото и выберите свойство Установка размеровВписать в рамку (вкладка Макет).

  6. В группе Элементы управления выберите элемент Поле со списком.

  7. Загружается Мастер работы с элементом управления. На первом шаге Мастера выберите пункт «Поиск записи на форме на основе значения, которое содержит поле со списком» (см. рис. 2.1) и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

мастер1

Рис. 2.1. Мастер работы с элементом управления Поле со списком

  1. На втором шаге Мастера переместите поле ФИО в Выбранные поля и нажмите кнопку ДАЛЕЕ (см. рис. 2.2).

  2. На третьем шаге подтвердите свой выбор и нажмите кнопку ДАЛЕЕ, затем кнопку ГОТОВО. (Форма в режиме Конструктора должна иметь вид как показано на рисунке 2.3).

мастер2

Рис. 2.2. Второй шаг работы Мастера

формапоиска

Рис. 2.3. Форма поиска – Поиск_Менеджер

  1. Сохраните форму – Поиск_Менеджер. Проверьте работу созданной формы.

Задание 4. Создать форму поиска поставщика каждого товара на складе базы данных по таблице «ТОВАР».
Создание формы с помощью Мастера форм.

Формы лучше создавать через Мастер форм, а затем в режиме Конструктора отредактировать по вкусу пользователя. Мастера упрощают работу в Access, поэтому для начинающего пользователя этот режим работы является основным.

Задание 5. Создать форму для расчета стоимости партии товара по номеру накладной.

Для решения этой задачи построим форму с помощью Мастера, а затем в режиме Конструктора создадим вычисляемое поле для расчета стоимости партии и подведем итоги по общей реализации товара на складе.

  1. Выберите на вкладке Создание команду Другие формы>Мастер форм.

  2. На первом шаге Мастера в поле Таблицы и запросы укажите таблицу «РЕАЛИЗАЦИЯ». На этом шаге переместите из раздела Доступные поля в раздел Выбранные поля следующие поля таблицы: Номер_договора (накладной), Товар, Количество_реализации, Цена1_реализации. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

  3. На следующем шаге выберите внешний вид формы – ленточный и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

  4. На третьем шаге Мастера выберите стиль оформления формы – официальная и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

  5. На последнем шаге Мастера введите имя формы – Стоимость_реализации и нажмите кнопку ГОТОВО.


Редактирование формы в режиме Конструктора.

  1. Откройте созданную форму Стоимость_реализации в режиме Коструктора.

  2. В область данных формы добавьте элемент управления Поле.

  3. Элемент управления Поле (кнопка с изображением ab| ) состоит из двух взаимосвязанных объектов: поле(число) и свободный. Введите название объекта поле(число) - Стоимость, а в объект свободный введите выражение: =[Количество_реализации]*[Цена1_реализации].

  4. Выберите свойство Формат поля – денежный (вкладка Макет) объекта свободный.

  5. В раздел примечание формы добавьте три элемента управления Поле для подведения итогов (для расчета ИТОГО используется функция суммы – SUM([наименование поля])). Введите в объекты свободный следующие выражения: 1) =SUM([Количество реализации]) – для расчета суммы общего количества реализованного товара; 2) =SUM([Цена1_реализации]) – для расчета суммы цены 1 товара; 3) =SUM([Количество реализованной продукции]*[Цена1_реализации]) – для расчета общей стоимости партии.

  6. Выберите формат поля – денежный, выделите примечание формы и результаты ИТОГО другим цветом.

  7. Сохраните изменения на форме и проверьте работу формы.

Задание 6. Создать форму для расчета налоговых отчислений по каждому менеджеру с подведением общих итогов по зарплате и налогам.
Создание подчиненных форм.

Подчиненные формы создаются для анализа деятельности сотрудников, для анализа товарооборота, для анализа работы с поставщиками или партнерами и т.д. Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Менеджеры» и из таблицы «Товар». Данные в таблице «Менеджеры» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товар» находятся на стороне «многие» отношения — каждый менеджер может иметь несколько товаров.

Задание 7. Проанализировать работу каждого менеджера по количеству и сумме продаж товара на складе.

Для решения этой задачи построим подчиненную форму в режиме Мастера, затем отредактируем ее в режиме Конструктора. Выполните следующие шаги:

  1. Выберите на вкладке Создание команду Другие формы>Мастер форм.

  2. На первом шаге Мастера укажите главную таблицу «Менеджеры», переместите из раздела Доступные поля в раздел Выбранные поля следующие поля таблицы: ФИО, телефон, стаж, зарплата. На этом же шаге Мастера укажите вторую таблицу «ТОВАР» и переместите из раздела Доступные поля в раздел Выбранные поля следующие поля таблицы: наименование_товара, количество_поступления, цена1_поступления. Нажмите ДАЛЕЕ.

  3. На втором шаге Мастера укажите пункт – подчиненная форма и нажмите ДАЛЕЕ.

  4. В следующем диалоговом окне выберите вид формы – ленточный и нажмите ДАЛЕЕ.

  5. На следующем шаге выберите стиль оформления формы и нажмите ДАЛЕЕ.

  6. На последнем шаге Мастера введите название формы – Анализ_деятельности_менеджера и нажмите кнопку ГОТОВО.

  7. Откройте форму в режиме Конструктора. В раздел, примечание подчиненной формы, добавьте элемент управления Поле. Объект поле(число) назовите «Сумма поступления». В объект свободный введите выражение: =SUM([Количество_поступления]*[Цена1_поступления]). Укажите формат поля – денежный.

  8. В этот же раздел добавьте еще один элемент управления Поле. Назовите «Количество видов реализации товара». В поле объекта свободный введите следующее выражение: = COUNT([Наименование_товара]). Функция COUNT вычисляет количество введенных записей в таблице или запросе.

  9. Выделите примечание подчиненной формы другим цветом. Сохраните все изменения на форме и сделайте вывод о работе менеджеров на складе.

Задание 8. Проанализировать количество и сумму реализации по каждому товару. Сохраните форму «Анализ_реализации» и сделайте вывод о поставках каждого вида товара на складе.

Задание 9. Изучить самостоятельно создание диаграммной формы. Построить диаграммы разного вида: «Стаж работы менеджера» (гистограммы), «Зарплата менеджера» (круговая), «Количество поступлений» (график).

Запросы. Создание запросов. Работа с запросами.
Существует несколько типов запросов, каждый из которых предназначен для определенной цели. Например, запрос на выборку служит для отображения данных или для создания новой таблицы. Запрос на изменение служит для изменения данных в источнике данных. При запуске запроса с параметрами требуется задать условия. Рассмотрим

  1. Запрос на выборку.

Запрос на выборку служит для создания подмножеств данных, которые можно использовать для получения ответов на определенные вопросы. При помощи такого запроса можно также передавать данные в другие объекты базы данных. После создания запроса на выборку его можно использовать по мере необходимости.

Запрос на выборку — это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы (Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.). Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса. 

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве источника записей для формы, отчета или другого запроса. 

Создание запроса с помощью Мастера.

Задание 1. Создайте простой запрос с помощью Мастера на основании таблицы «Реализация».

В упражнении для создания запроса на основе созданной таблицы используется мастер. Созданный запрос изменяется в режиме конструктора. На любом этапе можно просмотреть инструкцию SQL, которая автоматически создается при выполнении шагов.

  1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

  2. В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Создание простых запросов и нажмите кнопку ОК.

  3. В группе Таблицы и запросы выберите таблицу «РЕАЛИЗАЦИЯ», содержащую нужные данные. Обратите внимание на то, что в качестве источника данных можно использовать другой запрос.

  4. В группе Доступные поля дважды щелкните поля Товар, Покупатель, Цена1_реализации, Количество_реализации. При этом они добавляются в список Выбранные поля. После добавления всех четырех полей нажмите кнопку Далее.

  5. Присвойте запросу имя «ЗапросРеализация», а затем нажмите кнопку Готово.

В приложении Access все записи о товарах будут отображены в режиме таблицы. В результаты включаются все записи, но при этом отображаются только четыре поля, указанные в запросе.

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык объекта запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access запрос открывается в режиме SQL и отображает следующие данные:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers;

Как видно из примера, SQL-запрос состоит из двух основных частей: оператора SELECT, перечисляющего все поля, включенные в запрос, и оператора FROM, перечисляющего таблицы, содержащие эти поля.

 Примечание.    Если поля добавлялись в порядке, отличном от описанного на предыдущем шаге, это будет отражено в операторе SELECT.


  1. Закройте запрос. Обратите внимание на то, что он сохраняется автоматически.

  1   2
Учебный текст
© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации