Система управления базами данных Access - файл n1.doc

Система управления базами данных Access
Скачать все файлы (1811 kb.)

Доступные файлы (1):
n1.doc1811kb.12.01.2014 16:41скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5   6




Система управления базами данных Access
Содержание

Введение 2

Введение 2

Лабораторная работа 1.
Создание и редактирование базы данных 3

Лабораторная работа 1.
Создание и редактирование базы данных 3

Лабораторная работа 2.
Установление связей между таблицами 11

Лабораторная работа 2.
Установление связей между таблицами 11

Лабораторная работа 3.
Создание и редактирование формы для ввода данных 15

Лабораторная работа 3.
Создание и редактирование формы для ввода данных 15

Лабораторная работа 4. Сортировка и фильтрация данных 25

Лабораторная работа 4. Сортировка и фильтрация данных 25

Лабораторная работа 5.
Обработка данных с помощью запросов 29

Лабораторная работа 5.
Обработка данных с помощью запросов 29

Лабораторная работа 6.
Создание и редактирование отчетов 36

Лабораторная работа 6.
Создание и редактирование отчетов 36



Введение


Система управления базами данных Access 2007 входит в набор прикладных программ пакета Microcoft Office, который используется практически в каждой организации нашей страны.

Изучение СУБД Access 2007 следует начинать после знакомства с основными приемами работы в операционной системе Windows XP и освоения других программ пакета Microcoft Office (Word, Excel).

Методические указания состоят из шести лабораторных работ. Каждая
работа включает в себя несколько заданий, которые позволяют поэтапно осваивать основные возможности СУБД Access 2007. Каждое задание содержит раздел «Технология выполнения», в котором даются пошаговые инструкции по его выполнению. Инструкции иллюстрированы многочисленными рисунками, включают в себя замечания и напоминания, которые объясняют и уточняют выполнение заданий.

В первой работе рассматриваются основные этапы работы с Access: создание базы данных, организация таблиц и работа с полями, использованиие
индексов.

Во второй работе описывается, как установить связи между таблицами.

Третья работа знакомит с принципами проектирования форм для ввода и редактирования данных. После выполнения этой работы студенты научаться добавлять на форму поля из таблиц и запросов, а также стандартные элементы управления, задавать им подписи, источники данных и другие свойства.

В четвертой работе рассматриваются средства сортировки и фильтрации данных, инструменты создания фильтров с применением логических выражений в условиях отбора.

В пятой работе показано, как строить запросы к базе данных (с помощью мастера и в режиме конструктора) – как обычные, таки параметрические, описана методика создания вычисляемых полей с помощью построителя выражений.

Шестая работа посвящена средствам и методам разработки отчетов при помощи мастера и конструктора.

Лабораторные работы, представленные в методических указаниях, помогут учащимся в оперативные сроки освоить работу с самой популярной системой управления базами данных Access 2007.

Лабораторная работа 1.
Создание и редактирование базы данных


Цели работы:

  1. Познакомиться с основными понятиями баз данных.

  2. Научиться создавать таблицы в разных режимах.

  3. Освоить приемы заполнения и редактирования таблиц.

  4. Научиться сохранять и загружать базы данных.

Задание 1. Создайте базу данных с именем Агрофирма Колос.

Технология выполнения

  1. Запустите приложение Access. В правой части его окна автоматически появится область задач Приступая к работе (рис. 1).

С ее помощью можно открыть уже имеющуюся БД, которая недавно открывалась (область Открыть последнюю базу данных). Если требуемой БД нет в списке недавно открывавшихся, то следует вызвать диалоговое окно Открытие файла базы данных с помощью пункта Другие, а затем найти и выбрать необходимый файл.



Рис. 1. Начало работы с Access

  1. Н
    Рис. 2. Область задач
    Создание файла
    ажмите кнопку Новая база данных,
    активизируется область задач Новая база данных (рис. 2), в которой укажите имя базы данных – в нашем случае это Агрофирма Колос. После указания имени БД укажите расположение базы данных, нажав на кнопку (появится стандартное диалоговое окно для выбора места сохранения файлов). Затем нажмите кнопку Создать.

После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1. По умолчанию активен режим таблицы, при переходе в который открывается вкладка Режим таблицы.

Для любой таблицы в Access следует задать ключевое поле (первичный ключ), которое позволяет однозначно определить каждую запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для обеспечения уникальности имеющихся в таблице записей.

При создании новой базы данных в режиме таблицы автоматически создается ключевое поле с именем Код (рис. 3).



Рис. 3. Новая таблица и панель работы с таблицами

Задание 2. В режиме таблицы создайте таблицу СотрудникиФирмы, содержащую сведения о сотрудниках. Включите в таблицу поля КодСотрудника (ключевое поле), Фамилия, Имя. Отчество, ДатаРождения. Заполните таблицу сведениями о нескольких сотрудниках.

Технология выполнения

Режим таблицы позволяет сразу начать ввод данных в таблицу. Новое поле с именем Поле1 создается автоматически при вводе данных в столбец таблицы Добавить поле (рис. 4). Добавлять, удалять и переименовывать поля таблицы можно с помощью одноименных кнопок вкладки Режим
таблицы
. Там же можно задать тип и формат данных, которые будут храниться в этих полях.

  1. В столбец Добавить поле введите фамилии сотрудников фирмы (рис. 4). Поле Код заполняется автоматически! Переход к следующей строке осуществляется клавишей управления курсором со стрелкой вниз.

Клавиши Enter, Tab и клавиша со стрелкой вправо переводят курсор в соседнюю ячейку.

  1. С помощью команды Переименовать из группы Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы созданному полю присвойте имя Фамилия, а поле Код переименуйте в КодСотрудника.

Access 2007 включает набор встроенных шаблонов полей, позволяющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Шаблон поля – готовый набор характеристик и свойств, которые описывают поле. Также можно использовать существующие поля из других таблиц. Для этого нужно воспользоваться командой Добавить существующие поля из группы Поля и столбцы вкладки Режим таблицы (рис. 3).

  1. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните кнопку Новое поле (рис. 3). Появится область Шаблоны полей. Выделите поле Имя из категории Контакты в области Шаблоны полей и перетащите его в нужное место таблицы. В категории Основные поля выполните двойной щелчок на поле Дата и время. Это поле так же появиться в таблице.

  2. Переименуйте поле Дата и время в ДатаРождения.

При создании таблицы необходимо определить, какого типа данные будут храниться в каждом поле, и в каком формате (можно задавать не для всех типов). Тип и формат данных для каждого поля можно задать в группе Форматирование и тип данных вкладки Режим таблицы (рис. 3).

  1. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных в списке Формат для поля ДатаРождения установите Краткий формат даты.

  2. Между столбцами Имя и ДатаРождения вставьте поле Отчество.

Для этого:

  1. В созданную таблицу введите данные о сотрудниках (рис. 4).




Рис. 4. Таблица
СотрудникиФирмы


Для поля КодСотрудника по умолчанию выбран тип данных – счетчик, а для полей Фамилия, Имя и Отчество – текстовый.

  1. Сохраните таблицу. Для этого щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить или щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню или нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
    В появившемся окне диалога Сохранение введите имя таблицы – СотрудникиФирмы и нажмите кнопку ОК.

Задание 3. В режиме конструктора создайте таблицу СтруктураФирмы, в которой будет представлена информация о ее структурных подразделениях.

Технология выполнения

  1. Н
    Рис. 5 Группа Таблицы
    а вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц (рис. 5). Будет создана новая таблица, которая откроется в режиме конструктора. В этом режиме активизируется вкладка Конструктор (рис. 6).



Рис. 6. Вкладка Конструктор

В режиме конструктора таблица отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 7). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (столбец Имя поля), а после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (столбец Тип данных).



Рис. 7. Режим конструктора таблицы

  1. В столбце Имя поля в первой строке введите название первого поля
    КодОтдела.

  2. Щёлкните на первой строке в столбце Тип данных. Появится указатель поля со списком. Щёлкните на указателе и в раскрывшемся списке выберите тип поля: Счётчик.

  3. Введите названия и типы данных для двух других полей (рис. 7).

  4. Выделите первую строку (поле КодОтдела требуется назначить ключевым). После этого нажмите кнопку Ключевое поле в группе Сервис вкладки Конструктор. Около имени КодОтдела появится символ ключа.

  5. Перейдите в режим таблицы. Для этого нажмите кнопку Вид из группы Представления вкладки Конструктор и выберите пункт Режим таблицы.

  6. Программа предложит сохранить таблицу с некоторым именем. Введите имя таблицы: СтруктураФирмы.

  7. В режиме таблицы заполните столбцы данными (рис. 8).



Рис. 8. Таблица СтруктураФирмы

  1. Сохраните изменения, внесенные в таблицу, нажав сочетание клавиш CTRL+S и закройте таблицу.

Задание 4. Измените свойства полей таблицы СотрудникиФирмы.

Свойства полей можно просматривать и изменять в режиме конструктора.

Технология выполнения

  1. Откройте таблицу СотрудникиФирмы.

  2. Перейдите в режим конструктора. Для этого нажмите кнопку Вид из группы Представления вкладки Режим таблицы и выберите пункт Конструктор. В нижней части окна конструктора расположена информация о свойствах того поля таблицы, которое в данный момент выделено.

  3. Выделите поле Фамилия. На вкладке Общие рассмотрите строку со свойством Размер поля, в котором определяется максимально допустимая длина этого поля. Вы увидите, что после создания таблицы здесь установлено значение 255 символов. Вряд ли найдётся фамилия такой длины. Измените значение на более правдоподобное, например 20.

  4. Аналогичным образом измените размеры полей Имя, Отчество.

  5. Закройте таблицу, сохранив изменения.

Задание 5. В таблице СотрудникиФирмы создайте столбец с подстановкой значений из другой таблицы.

В тех случаях, когда необходимо создать поле с повторяющимися значениями удобно создать столбец подстановок. Тогда, при заполнении таблицы, значения полей можно будет заносить не с помощью ручного ввода, а путём выбора из списка. Для подстановки можно использовать столбец из ранее созданной таблицы.

Технология выполнения

  1. Откройте таблицу СотрудникиФирмы.

  2. Перейдите в режим конструктора.

  3. В пустой строке щёлкните в столбце Тип данных, в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок (имя поля вводить необязательно).

  4. Создайте новое поле, следуя шагам Мастера:

1 шаг. Определение источника данных.

2 шаг. Выбор источника данных.

3 шаг. Выбор столбца подстановок.

4 и 5 шаги не требуют пояснений и исправлений.

6 шаг. Задание подписи для столбца подстановки.

  1. После завершения работы мастера посмотрите, как изменилась структура таблицы СотрудникиФирмы. В ней появилось поле НазваниеОтдела, и ему присвоен тип Числовой.

  2. Перейдите в режим таблицы и заполните новое поле, выбирая из списка для каждого сотрудника его место работы (рис. 9).


Рис. 9. Столбец подстановок НазваниеОтдела


Задание 6. В таблице СотрудникиФирмы создайте поле Должность
с фиксированным набором значений (должностей), используя Мастер подстановок.

Технология выполнения

  1. Откройте таблицу СотрудникиФирмы в режиме конструктора.

  2. В пустой строке щёлкните в столбце Тип данных и с помощью кнопки
    Столбец подстановок из группы Сервис вызовите Мастер подстановок.

  3. На первом шаге работы мастера установите переключатель «Будет введён фиксированный набор значений».

  4. На втором шаге задайте число столбцов (1) и введите названия должностей: Директор, Секретарь, Бухгалтер, Маркетолог, Водитель, Инженер, Техник, Повар.

  5. На третьем шаге введите имя таблицы: Должность и завершите работу мастера щелчком на кнопке Готово.

  6. Посмотрите, как изменилась структура таблицы. Щёлкнув на вкладке Подстановка, вы увидите, что в строке Источник строк появился список должностей, записанных в кавычках и разделённых точкой с запятой.

  7. Перейдите в режим таблицы и заполните созданное поле (рис. 10). После ввода данных закройте таблицу.


Рис. 10. Столбец подстановок Должность


Задание 5. Создайте таблицу ДопСведения в режиме конструктора.

В таблице ДопСведения будет столько же записей, сколько и в таблице СотрудникиФирмы. При этом каждая запись таблицы Сотрудники
будет соответствовать только одной записи из таблицы ДопСведения.

Технология выполнения

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

  2. Создайте структуру таблицы (рис. 11).

Обратите внимание, чтобы имя первого поля КодСотрудника в точности совпадало с таким же полем из таблицы СотрудникиФирмы.


Рис. 11. Структура таблицы ДопСведения



  1. Задайте ключевое поле.

  2. Сохраните новую таблицу с именем ДопСведения.

  3. Внесите изменения в структуру таблицы ДопСведения:

  1. Сохраните изменения, внесенные в структуру таблицы. Закройте все
    открытые таблицы.
  1   2   3   4   5   6
Учебный текст
© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации