Годин В.В, Корнеев И.К Информационное обеспечение управленческой деятельности - файл n1.doc

Годин В.В, Корнеев И.К Информационное обеспечение управленческой деятельности
Скачать все файлы (543.1 kb.)

Доступные файлы (1):
n1.doc1599kb.02.11.2006 19:51скачать

n1.doc

1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   19
Порядок разработки таблицы. Чтобы построить таблицу, необходимо:

1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего (в табл. 5.1 это наименования приставок).

2. Сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить те данные, которые будут определять показатели подлежащего (в табл. 5.1 это обозначения приставок и значения соответствующих множителей).

3. Задать место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике (как в табл. 5.1), или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в головке (как в табл. 5.1).

4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

5. Указать тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.

Основные требования к форме и построению таблиц. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы — ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки, объединяющему их, — заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

когда число показателей сказуемого велико, а число показателей подлежащего — нет (рекомендуется, не меняя построения таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2. Размещение сопоставляемых граф и строк рядом друг с другом.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту — в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) наименований показателей подлежащего.

5. Равномерное распределение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;

перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

комбинировать по-разному перечисленные выше приемы.

7. Наименьшее возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

делать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;

переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки, что достигается путем:

вынесения всех общих для каждого элемента граф слов или чисел в заголовки граф, а общих для всех элементов прографки слов или чисел — в тематический заголовок;

ограничения в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, для чего используется округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

объединения в одну клетку таблицы одинаковых чисел или слов

в графах и строках;

замены слов условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При наличии разнородных характеристик в таблицах появляются пустые места, которые можно убрать, разделив такую таблицу на 2 — 3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Большой объем текста в отдельных графах ведет к заметным пустотам в таблице, избежать которых можно, переведя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя его целиком (либо большей частью) из таблицы.

3. Включать в таблицу иллюстрации только в том случае, если без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. Иначе таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо в боковике оказалось меньшее число строк.

Оформление нумерационного заголовка таблицы. Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в тексте на таблицу, а также показать связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

7. Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1. Тематический заголовок не обязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Оформление граф в головке (шапке) таблицы. При оформлении граф в головке таблицы следует иметь в виду следующее:

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как это упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике.

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в таком порядке:

словесное обозначение данных графы;

буквенное обозначение данных графы;

обозначение единицы измерения;

указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

Например: Температура t, °C, не менее.

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственного числа; во множественном числе — только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовок графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы °, проценты %, доллары США $ и т.п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим числом граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы для решения практических задач. При оформлении этих элементов таблицы следует учитывать некоторые факторы:

нумерация или литерация граф не применяется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;

в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами.

10. Графа «Номер по порядку» оформляется в соответствии со следующими правилами:

данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;

графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

заголовок графы оформляется в виде № п/п;

допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:

включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается;

если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;

если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица обозначается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф;

если данные в таблице выражены в разных единицах измерения, то они записываются после заголовков соответствующих граф;

единицу измерения, общую для всех данных строки, выносят в боковик таблицы (после заголовка строки).

12. Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:

как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего — к суммирующим частные итоги;

в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы. Заголовки боковика оформляются следующим образом:

1. Заголовки боковика располагаются: в случае одной ступени:

от края боковика, если большинство из них умещается в одну строку;

с абзацного отступа, если они в 2 — 3 строки; в случае нескольких ступеней:

заголовки 1-й ступени — как в предыдущем пункте;

заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или с выделением заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы. При оформлении значений данных в прографке следует придерживаться таких правил:

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова Нет свед.;

при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.

2. Обозначение ничтожно малых чисел принято оформлять так: если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;

если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.

3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо — для дробной части.

4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;

числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю;

при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут от ... до ... включ.;

в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;

округление числовых значений (до первого, второго, третьего и т.д.) десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:

если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то их следует выравнивать по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

текстовые строки прографки выравнивают по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

6. Оформление текста в ячейках таблицы выполняется с учетом таких требований:

текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);

точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

текст, повторяющийся в нижестоящих ячейках прографки, заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются так:

линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;

в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками.
5.3.2. Общая характеристика современных табличных процессоров
Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

1. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех—четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Командам, с которыми работают чаще всего, соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование — в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; благодаря связанной консолидации удается не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т.е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, все современные программы работы с электронными таблицами включают в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с табличным процессором и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом расширяют набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максимально удобным.
1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   19
Учебный текст
© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации