Лабораторная работа №8 - файл n1.doc

Лабораторная работа №8
Скачать все файлы (825.3 kb.)

Доступные файлы (1):
n1.doc922kb.07.11.2008 13:59скачать

n1.doc

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет

Кумертауский филиал
Кафедра «Промышленная автоматика»
Отчёт

по лабораторной работе №8

«Фильтрация (выборка) данных»
Выполнил:

студент гр. ТМ-108

Тимербаев Рафаэль

Проверил:

преподаватель

Голов А.Н.

2008 г.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 8.

Фильтрация (выборка) данных.
Цель: научиться основными технологиями работы с электронными таблицами в среде Excel 2003, предназначенного для автоматизации расчетов: создавать и редактировать таблицы, делать выборку данных из больших таблиц.

Краткая справка

Общие сведения

Фильтрация данных в списке — это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные, Фильтр. Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные, Форма.
Автофильтрация

Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 3.36). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.



По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

• все — выбираются все записи без ограничений;

• первые 10 — данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» (рис.3.37) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;

• значения — будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;

• условие — выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский фильтр» (рис.3.38).



Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ. Каждая часть условия включает:

• оператор отношения: = (равно), о (не равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), начинается с, содержит и т.п.;

• значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы *, ?.

Пример. Для Кода предмета можно сформировать условия:

>=п* — отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;

>= п1 И <=п2 — отобрать все записи, которые содержат коды предметов п1 и п2;

<>п1 — отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.

Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить.

Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.
Расширенный фильтр

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:

• критерий сравнения;

• вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

этап 1 — формирование области критериев поиска;

этап 2 — фильтрация записей списка.

Этап 1 . Формирование диапазона условий для расширенного фильтра.

Область критериев поиска содержит строку имен ч столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий. Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

• состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;

• имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;

• ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:

• точного значения;

• значения, формируемого с помощью операторов отношения;

• шаблона значения, включающего символы * и (или)?.

Правила формирования множественного критерия:

1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .

2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Пример. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету n1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:

1-й способ. Множественный критерий сравнения — все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка — оператор сравнения со значением константы.

Номер группы

Код предмета

Оценка

133

п1

>3

2-й способ. Множественный критерий сравнения — все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.

Номер группы

Код предмета

Оценка

Оценка

133

п1

4

5

3-й способ. Множественный критерий сравнения — условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.

Номер группы

Код предмета

Оценка

133

п1

4

133

п1

5

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.

Пример. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:

Номер группы

Оценка 1

133

=ИЛИ(G2<=СРЗНАЧ($G$2:$G$17); G2=5)

В области критериев присутствуют столбцы с заголовками: Номер группы, Оценка 1.

Последовательность действий по созданию данного вычисляемого критерия:

• присвоить отличное от имен полей списка новое имя столбцу, куда будет введен вычисляемый критерий;

• установить курсор в ячейку ввода;

• вызвать Мастер функций — команда Вставка, Функция, выбор категории — Логические и выбор функции — ИЛИ;

• ввод параметров функции ИЛИ:

Логическое1:G2<=СРЗНАЧ($G$2:$G$17)

(при вводе формулы использовать курсорный указатель на ячейки таблицы, вызов встроенной функции СРЗНАЧ, указание на абсолютные ссылки с помощью клавиши )

Логическое2: G2=5

После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ — результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:

Номер группы

Оценка 1

133

=G2<=CP3HA4($G$2:$G$17)

133

=G2=5

либо в комбинированном виде:

Номер группы

Оценка 1

Оценка

133

=G2<=CP3HA4($G$2:$G$17)




133




5

Этап 2 . Фильтрация записей расширенным фильтром.

После подготовки области критерия курсор устанавливается в список и выполняется команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр (рис. 3.39).

Фильтровать записи списка можно на месте либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе. Для копии на другой лист или книгу следует установить курсор по месту копии, а затем выполнять команду фильтрации, указывая соответствующие исходный диапазон и диапазон условий.

Исходный диапазон и диапазон условий включают все строки, в том числе и строку наименования столбцов. Если предполагается копирование результата в другое место, указывается левая верхняя ячейка области. Переключатель Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.



Для сложных по логике обработки запросов фильтрация записей списка может выполняться постепенно, то есть копируется первый результат фильтрации, к нему применяется следующий вариант фильтрации и т.д.

Для снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные, Фильтр, Отобразить все.
Фильтрация с помощью формы данных

Excel 2003 позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы (рис.3.40). Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей — названия столбцов списка.

Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки <Назад> или <Далее>, выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки <Вернуть> можно отменить.



Для создания новой записи нажимается кнопка <Добавить>, выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши либо клавиша <Таb>. При повторном нажатии кнопки <Добавить> сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка <Удалить>. Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.

С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимается кнопка <Критерии>, форма очищается для ввода условий поиска в полях формы с помощью кнопки <Очистить>, а название кнопки <Критерии> заменяется на название <Правка>. После ввода критериев сравнения нажимаются кнопки <Назад> или <Далее> для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка <Правка>, для выхода из формы — кнопка <3акрыть>.
ЗАДАНИЕ 1

Выберите данные из списка по критерию отбора, используя Автофильтр.

1. Проведите подготовительную работу — переименуйте новый лист на Автофильтр и скопируйте на него исходную базу данных (см. рис. 3.35).

2. Выберите из списка данные, используя критерий:

• для преподавателя — a1 выбрать сведения о сдаче экзамена на положительную оценку,

• вид занятий — л.

3. Отмените результат автофильтрации.

4. Выберите из списка данные, используя критерий: для группы 133 получить сведения о сдаче экзамена по предмету п1 на оценки 3 и 4.

5. Отмените результат автофильтрации.

6. Выполните несколько самостоятельных заданий, задавая произвольные критерии отбора записей.
Ход выполнения.

1. Загрузка Microsoft Office Excel 2003.



2. Переименование листа.



3. Выборка из списка данных.



Полученные данные:



4. Отмена результатов автофильтрации.



5. Копирование данных.



6. Фильтрация данных.



7. Сохранение документа.



8. Закрытие документа.

ЗАДАНИЕ 2

Выберите данные из списка, используя Расширенный фильтр, по Критерию сравнения и по Вычисляемому критерию.

Для этого:

1. Проведите подготовительную работу — переименуйте новый лист на Расширенный фильтр и скопируйте на него исходную базу данных (см. рис.3.35).

2. Скопируйте имена полей списка в другую область на том же листе.

3. Сформируйте в области условий отбора Критерий сравнения — о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5.

4. Произведите фильтрацию записей на том же листе.

5. Придумайте собственные критерии отбора по типу Критерий сравнения и проведите фильтрацию на том же листе.

6. Сформируйте в области условий отбора Вычисляемый критерий — для каждого преподавателя выбрать сведения о сдаче студентами экзамена на оценку выше средней, вид занятий — л; результат отбора поместите на новый рабочий лист.

7. Произведите фильтрацию записей на новом листе.

8. Придумайте собственные критерии отбора по типу Вычисляемый критерий и поместите результаты фильтрации на выбранном ранее листе.
Ход выполнения

1. Переименование листа.



2. Фильтрация записей расширенным фильтром.




Полученный результат:



3. Формирование диапазона условий.




ЗАДАНИЕ 3

Используя Форму, выберите данные из списка.

1. Проведите подготовительную работу — переименуйте новый лист на Форма и скопируйте на него исходную базу данных (см. рис.3.35).

2. Просмотрите записи списка с помощью формы данных, добавьте новые.

3. Сформируйте условие отбора с помощью формы данных для преподавателя — a1 выбрать сведения о сдаче студентами экзамена на положительную оценку, вид занятий — л.

4. Просмотрите отобранные записи.

5. Сформируйте собственные условия отбора записей и просмотрите их.


Ход выполнения

1. Переименование листа.



2. Формирование условия отбора с помощью формы данных.



Полученный результат:


ВЫВОД

На лабораторной работе мы ознакомились с такими приемами, как:


Учебный текст
© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации