Примерная номенклатура дел государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования - файл n1.doc

Примерная номенклатура дел государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования

Доступные файлы (1):

n1.doc

433kb.

12.01.2014 12:58

скачать

n1.doc

Примерная номенклатура дел 
государственного образовательного учреждения 
среднего профессионального образования

Оглавление

Методические рекомендации			3
01.	Руководство		6
02.	Учебная работа		10
03.	Воспитательная работа		14
04.	Научно-исследовательская и методическая работа		16
05.	Учебно-производственная работа		17
06.	Бухгалтерский учет и отчетность		18
07.	Работа с кадрами		24
08.	Информационно-библиографическое обеспечение		26
09.	Административно-хозяйственная работа		30
10.	Охрана труда, техника безопасности		32
11.	Гражданская оборона		34
12.	Охрана здоровья		36
13.	Организация питания		38
14.	Социальное страхование		40
15.	Профсоюзная работа		41
16.	Архив		43
Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации		45
Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации		46

Методические рекомендации


Данная примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования, находящихся в подчинении Министерства общего и профессионального образования Свердловской области. Иные учреждения среднего профессионального образования также могут использовать примерную номенклатуру в качестве методического пособия при составлении конкретных номенклатур дел. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения учета и обеспечения сохранности документов.

Учреждения среднего профессионального образования, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы ведомственных архивов», М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности образовательного учреждения, в том числе, не предусмотренные примерной номенклатурой. В то же время не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела и отдельные документы, которые в делопроизводстве данного образовательного учреждения не образуются. В частности, это касается статистических отчетов. Состав форм статистической отчетности может меняться. В случае таких изменений вновь введенные формы отчетов должны быть внесены в конкретную номенклатуру дел, а отмененные – исключены из нее.

В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется.

Заголовки дел примерной номенклатуры переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. В статьях примерной номенклатуры вместо полного термина «государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области» для удобства применяется аббревиатура «УСПО». На практике название образовательного учреждения может быть иным (колледж, техникум, училище), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры. Поэтому, например, заголовок дела «Положения о коллегиальных органах УСПО» может быть уточнен следующим образом: «Положения о педагогическом совете, попечительском совете, правовом совете, старостате колледжа».

Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Например, заголовок «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной номенклатуре может быть заменен заголовками: «Переписка о телефонизации и радиофикации», «Переписка о благоустройстве территории УСПО», и т.д.

Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, «Коллективный договор» и «Документы (отчеты, справки, акты) о выполнении условий коллективного договора» при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура в отличие от примерной номенклатуры строится по структурному принципу.

Необходимо учитывать, что заголовки некоторых дел и документов, заводимых тем или иным структурным подразделением (специалистом), могут отсутствовать в соответствующем разделе примерной номенклатуры. В этом случае следует искать их в других разделах. Например, такой документ как правила внутреннего трудового распорядка для работников УСПО, включенный в раздел «Руководство», может быть отнесен и к разделу «Административно-хозяйственная работа». Книга (карточки) учета хозяйственного имущества и материалов внесена в раздел «Бухгалтерский учет и отчетность», однако часто ведется завхозами, поэтому ее можно включить в раздел «Административно-хозяйственная работа». Акты, предписания государственных органов надзора (санитарно-эпидемиологического, пожарного, энергетического, котлонадзора) могут храниться как у директора УСПО, так и в административно-хозяйственной части.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000 (далее – ПТД), «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989 (далее – ТП), «Перечня документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения», М., 1981 (далее – ВП), «Перечня со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», М.,1974 (далее – МП), «Перечня документов Государственного комитета СССР по телевидению и радиовещанию, учреждений, организаций и предприятий его системы с указанием сроков хранения», М., 1990 (далее – ПТР), на которые даны ссылки. Сроки хранения части документов установлены в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда (Приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 02.12.1998 № 590), а также решениями экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области.

Указанные в примерной номенклатуре сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечисленными выше перечнями, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами.

Документы постоянного срока хранения, не подлежащие передаче в государственный (муниципальный) архив необходимо хранить в образовательном учреждении до его ликвидации, что обусловлено действующим законодательством и практическим значением указанных документов.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

Номенклатура дел образовательного учреждения согласовывается с Управлением архивами Свердловской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию и утверждению ее, независимо от даты предыдущего согласования.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1,2 и 4-ой граф конкретной номенклатуры переносятся на обложки дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной номенклатуры в конкретной номенклатуре имеются 5 граф. В графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

В последней графе рекомендуется производить отметки о заведении дела, о лицах, ответственных за делопроизводство, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению.

Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (см. приложение № 1).

По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, где подводится итог количества дел, отложившихся в истекшем году отдельно постоянного и временного хранения (см. приложение № 2). Эти сведения сообщаются в соответствующий государственный архив или муниципальный архивный отдел.

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4

01. Руководство

01-01	Устав УСПО	Пост.* 13а ПТД	*Подлежит приему в государственный, муниципальный архив после составления нового устава или ликвидации учреждения
01-02	Договор о взаимодействии УСПО с учредителем	Пост.* 14 ПТД	*Подлежит приему в государственный, муниципальный архив после истечения срока действия договора
01-03	Лицензия на образовательную деятельность УСПО, приложение к ней	Пост.* 19 ПТД	*Подлежит приему в государственный, муниципальный архив после истечения срока действия
01-04	Свидетельства о государственной регистрации, аттестации и аккредитации УСПО	Пост.* 21 ПТД	*Подлежат приему в государственный, муниципальный архив после истечения срока действия
01-05	Положения о коллегиальных органах УСПО	Пост. 16 ПТД
01-06	Положения о структурных подразделениях УСПО	Пост. 16 ПТД
01-07	Положения об основных направлениях деятельности УСПО	Пост. 13а ПТД
01-08	Положение о стипендиальном обеспечении студентов УСПО	5 л. ЭПК 119 ПТД
01-09	Положения о дополнительных платных образовательных услугах, внебюджетной деятельности и использовании внебюджетных средств УСПО	5 л. ЭПК 119 ПТД
01-10	Правила приема студентов в УСПО	Пост. 10а ПТД
01-11	равила внутреннего трудового распорядка для работников УСПО	1 г.* 407 ПТД	*После замены новыми
01-12	Инструктивные письма, методические рекомендации Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства общего и профессионального образования Свердловской области	3 г.* 10б ПТД	*После замены новыми
01-13	Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства общего и профессионального образования Свердловской области	До минования надобности* 6а ПТД	*Относящиеся к деятельности данного УСПО – пост.
01-14	Приказы директора УСПО по основной деятельности	Пост. 6а ПТД
01-15	Приказы директора УСПО по личному составу студентов дневного отделения	75 л. ЭПК 6б ПТД
01-16	Приказы директора УСПО по личному составу студентов заочного отделения	75 л. ЭПК 6б ПТД
01-17	Приказы директора УСПО о назначении стипендии студентам	5 л.* 615 ТП	*Документы по утверждению именных стипендий – пост.
01-18	Приказы директора УСПО по административно-хозяйственным вопросам	5 л. 6в ПТД
01-19	Протоколы заседаний совета УСПО	Пост. 5а ПТД
01-20	Протоколы заседаний попечительского совета УСПО	Пост. 5а ПТД
01-21	Протоколы заседаний педагогического совета УСПО	Пост. 5а ПТД
01-22	Концепция развития УСПО	Пост. 85 ПТД
01-23	Перспективная программа развития УСПО	Пост. 85 ПТД
01-24 Годовой план работы УСПО Пост. 90а ПТД 01-25 Годовой отчет о работе УСПО Пост. 198б ПТД 01-26 Документы (справки, акты, перечни) о передаче зданий, помещений, земельных участков и имущества в пользование, распоряжение, аренду, собственность УСПО Пост. 422, 428, 429 ПТД 01-27 Документы (акты, справки, докладные записки) о проверках работы УСПО вышестоящими организациями Пост. 48 ПТД 01-28 Документы (исторические и тематические справки, подборки публикаций в средствах массовой информации) по истории УСПО Пост. 47 ПТД 01-29 Документы (буклеты, плакаты, информации) о рекламной деятельности УСПО До минова-ния надоб-ности* 258 ПТД *Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами – пост. 01-30 Переписка с Министерством общего и профессионального образования Свердловской области по основным вопросам деятельности 5 л. ЭПК 12 ПТД 01-31 Книга регистрации приказов директора УСПО по основной деятельности Пост.* 72а ПТД *Хранится в организации. Подлежит приему в государственный, муниципальный архив, если может быть использована в качестве научно-справочного аппарата 01-32 Книга регистрации приказов директора УСПО по личному составу студентов дневного отделения 75 л. 508 ТП 01-33 Книга регистрации приказов директора УСПО по личному составу студентов заочного отделения 75 л. 508 ТП 01-34 Книга регистрации приказов директора УСПО о назначении стипендии студентам 5 л. 615 ТП 01-35 Книга регистрации приказов директора УСПО по административно-хозяйственным вопросам 5 л. 6в ПТД 01-36 Алфавитная книга записи студентов 50 л. 329 ВП 01-37 Журнал регистрации личных документов студентов, поступивших в УСПО 1 г. 527 ТП 01-38 Книга учета выдачи дипломов 75 л. 528а ТП 01-39 Книга учета выдачи дубликатов дипломов 75 л. 528а ТП 01-40 Журнал регистрации поступающих документов 3 г. 72б ПТД 01-41 Журнал регистрации отправляемых документов 3 г. 72б ПТД 01-42 Журнал регистрации телефонограмм 3 г. 72г ПТД 01-43 Журнал регистрации заявлений студентов и работников УСПО 5 л. 72в ПТД 01-44 Журнал учета выдачи командировочных удостоверений 5 л. 358з ПТД