Классификация документов - файл n1.doc

Классификация документов
Скачать все файлы (137.5 kb.)

Доступные файлы (1):
n1.doc138kb.01.02.2014 15:21скачать

n1.doc



РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ПРАВОВЕДЕНИЯ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

на тему:

«Классификация документов»


Выполнила: студентка гр. ХХХ

Хххххххх Х.Х.

Проверил: ст. преподаватель

Галицын А.А.
Рязань 2011

План

Введение ------------------------------------------------------------------------------------3

1. Сущность понятия «документ» -----------------------------------------------------4

2. Свойства, признаки и функции документа

2.1 Свойства документа --------------------------------------------------------------5

2.2 Признаки документа -------------------------------------------------------------6

2.3 Функции документа --------------------------------------------------------------7

3. Классификация документов

3.1 Понятие о классификации документов, соотношение видовой и типологической классификаций ---------------------------------------------------------------9

3.2 Классификация по информационной составляющей документа ------11

3.3 Классификация по физической (материальной) составляющей документа --------------------------------------------------------------------------------------------17

3.4 Классификация документов по обстоятельствам их бытования во внеш-

ней среде ----------------------------------------------------------------------------------19

3.5 Классификация организационно-управленческих документов --------20

Заключение -------------------------------------------------------------------------------24

Список литературы----------------------------------------------------------------------25


Введение
В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Делопроизводством (т.е. составлением документов и организацией работы с ними) в учреждении занимается специальный сотрудник, либо создается целое подразделение – канцелярия, - которое принимает решения об организации архивного хранения документов.

Таким образом, не вызывает сомнения тот факт, что в современном мире информации необходимо хорошо ориентироваться во всем многообразии документов, так как с их помощью осуществляется контакт как между организациями, так и между людьми.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работ: определить понятие документа, его свойства, признаки и функции, а также рассмотреть классификации и системы документации.

1. Сущность понятия «документ»

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин.

Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.[1]

На международном уровне наиболее общим признано определение документа, как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело».[2]

Таким образом, из выше изложенного следует, что документа – это некая

информация, имеющая стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую ее долговременное использование и хранение.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Существует несколько версий появления слова «документ». По одной из них слово документ (лат. «documentum» - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.[1]

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов".[4]

За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось, и до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
2. Свойства, признаки и функции документа

2.1 Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Одним из основных свойств является атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной, которые и определяют остальные его свойства. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в «недокумент» (в устную речь, вещь).

Таким образом, выделяют две группы свойств документа: информационные и эксплуатационные.

К информационным свойствам документа (т.е. к его способности передавать информацию) относятся: актуальность, достоверность, полноту информации, доступность информации, функциональность документа, структурность документа и др.

К эксплуатационным свойствам документа относятся: долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
2.2 Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
2.3 Функции документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

1.Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

2.Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

2.1 Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

2.2 Документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

3.Кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

1.Управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

2.Правовая (юридическая) функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

3.Функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

4.Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

5.Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

6.Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

7.Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.[3]
3. Классификация документов
3.1 Понятие о классификации документов, соотношение видовой и типологической классификаций

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Важнейшие признаки, лежащие в основе видовой классификации современных документов, кроются в сущности их информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1) информационная составляющая документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

Одним из важных и в то же время дискуссионных вопросов теории документоведения является проблема соотношения понятий «видовая классификация» и «типологизация» документов, «вид» и «тип» документа.

Попробуем разграничить эти понятия. Сущность и видовой классификации, и типологизации документов состоит в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

Видовая классификация представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определенному признаку в вид.

Типологизация является частным случаем классификации документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой обобщенной модели, именуемой типом. Это общие, существенные черты определенной группы документов. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков.

Таким образом, типологическая схема и схема видовой классификации создаются в результате разных логических процессов. Если в основе видовой классификации лежит, прежде всего, дифференциация признаков, то в основе типологизации — их интеграция, выделение в изучаемом массиве документов группы сходных (типичных) черт.[8]
3.2 Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной оставляющей документа — содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.

1. Классификация документов по содержанию

1.1 Простые (посвященные одному вопросу)

1.2 Сложные (охватывающие несколько вопросов)

2. Классификация документов по наименованию: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

3. Вид документа по уровню обобщения информации

3.1 Первичный

3.2 Вторичный

По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов.

4. Вид документа по характеру знаковых средств

4.1 Текстовой

4.2 Иконографический

4.3 Идеографический

4.4 Звучащий

4.5 Матричный

4.6 Комплексный

Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. Знаковость — обязательное свойство документа, т.к. только в закодированной знаками форме можно передать информацию.

Различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т.п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ — тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, диафильм, видеодиск и т.п.)

Идеографический документ — тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов — поверхности Земли или других небесных тел — выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ — это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему — нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).

Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ).

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника и кассеты со звуковой записью текста и др.).

5. Вид документа по мерности записи информации

5.1 Одномерный

5.2 Двумерный

5.3 Трехмерный

Особенностью носителя информации есть и такой признак, как мерность записи информации. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов — двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

6. Вид документа по предназначенности для восприятия

6.1 Человекочитаемый

6.2 Машиночитаемый

Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно.

По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые — они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств — и машиночитаемые — предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.п.

К человекочитаемым документам относятся все виды изданий (книга, журнал, газета и т.д.). Машиночитаемые документы — это микрофильм, магнитная лента, грампластинка, перфокарта, перфолента, диск, дискета, компакт-диск и т.д. на машиночитаемых носителях, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя.

7. Вид документа по каналу восприятия

7.1 Визуальный

7.2 Тактильный

7.3 Аудиальный

7.4 Аудиовизуальный

Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).

Визуальный — это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ — тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т.д.).

8. Вид документа по степени его распространенности

8.1 Опубликованный

8.2 Неопубликованный

8.3 Непубликуемый

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров. Представителями этого класса документов являются диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).

9. Вид документа по способу документирования

9.1 Рукописный

9.2 Печатный

9.3 Механический

9.4 Магнитный

9.5 Фотографический

9.6 Оптический

9.7 Лазерный

9.8 Электронный

Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) и т.п.

Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.

Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофильмы).

Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM).

Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ.[7,8]
3.3 Классификация по физической (материальной) составляющей документа

Вторая составляющая документа — материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу оснований деления документов по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.

1. Классификация документов по материалу носителя информации

1.1 Бумажный

1.2 Пленочный

1.3 Пластиночный (пластмассовый)

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой. К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, карты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диапозитив, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации

2.1 Листовой

2.2 Кодексовый

2.3 Карточный

2.4 Ленточный

2.5 Дисковый

2.6 Комбинированный

Листовой — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта и т.п.). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом.

Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).

Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, открытка).

Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту, можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. К ленточным документам относят магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п. Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся: в барабане, бобине, катушке или кассете.

Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).[8]
3.4 Классификация документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др.

1. Классификация документов по регулярности выхода в свет

1.1 Периодический

1.2 Непериодический

По регулярности выхода в свет выделяют периодические документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.п. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы составляют книги, брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.п.

2. Классификация документов по времени появления во внешней среде

2.1 Оригинал

2.2 Копия

Оригинал — это подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.. Например, все первоизданные экземпляры одного тиража книги — оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксерокопии) — копии.

3. Классификация документов по месту происхождения

3.1 Местный

3.2 Региональный

3.3 Общегосударственный (национальный)

3.4 Зарубежный (иностранный)

По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей; национальный или общегосударственный (в масштабах России — всероссийский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).[8]
3.5 Особое место занимает классификация организационно-управленческих документов, которая служит для повышения эффективности делопроизводства.

1. Классификация организационно-управленческих документов по видам деятельности

1.1 Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия

1.2 Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

2. Классификация по сфере использования

2.1 Организационно-распорядительные

2.2 Финансово-бухгалтерские

2.3 Научно-технические

2.4 Документы по труду

2.5 Отчетно-статистические.

3. Классификация по месту составления

3.1 Внутренние (разработанные и используемые внутри организации)

3.2 Входящие (поступившие в организации)

3.3 Исходящие (отправляемые из организации).

4.По грифу ограничения доступа (степени гласности)

4.1 Открытые (несекретные документы)

4.2 С грифом ограничения доступа

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):-«для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации)

-«коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю)

-«конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ)

-«секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

5. Классификация по происхождению

5.1 Официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации)

5.2 Личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

6. Классификация по юридической силе

6.1 Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором)

6.2 Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы)

6.3 Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется)

6.4 Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу)

6.5 Выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать)

6.6 Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

7. Классификация по форме изложения (степени унификации)

7.1 Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме)

7.2 Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении)

7.3 Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления – например, типовой технологический процесс)

7.4 Примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии)

7.5 Унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

8. Классификация по срокам исполнения

8.1 Срочные (с указанным сроком исполнения документа)

8.2 Несрочные.

9. Классификация по срокам хранения

9.1 Временного хранения (до 10 лет)

9.2 Долговременного хранения (свыше 10 лет)

9.3 Постоянного хранения.

10. По степени обязательности

10.1 Информационные (содержащие сведения и факты)

10.2 Директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).[5,6]
Заключение
В заключении хотелось бы отметить, что документ отображает события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Классификация документов позволяет установить специфику каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Поэтому очень важно научиться определять вид того или иного документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Знание классификации и типологизации документов необходимо для осуществления эффективной управленческой деятельности.


Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М., 2008.

2. Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных документов. – М., 2006

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра – М., 2000.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления). – М., 2001.

    5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. – М.-Ростов-на-Дону, 2005.

6. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

7. Смирнов Е.М. Документоведение. – Омск, 2002.

8. www.rus-lib.ru - материалы сайта


Учебный текст
© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации